差旅费是企业员工因公出差期间产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。差旅费控制的关键点见图5-2。
图5-2 差控制关键点示意图
一、目的
为了有效控制差旅费，规范员工出差时期的补助和工资的发放，特制定本方案。
二、制定差旅费用的支出标准
1．出差交通费用标准
（1）选择出差交通工具
具体见下表所示。
出差工具的选择
出差类型 | 出差情况 | 出差工具 | |
短途出差 | 单程距离在300公里以内 | 公务车、自用车前往 | |
长途出差 | 同行超过两人 | 公务车 | |
需要速去速达 | |||
单程距离300公里以上 | 公司没有为其配有公务车的员工长途出差 | 长途客车、火车 客船、飞机及公务车 | |
已经配有公务、自用车的员工长途出差 | 公务车、自用车 | ||
运行时间在 6小时以上 | 火车出差在当日晚6时至次日早8时 | 硬卧 | |
经理级及公司聘任的高级专业人员 | |||
副总经理级以上（含）人 | 软卧 | ||
因故未能乘坐卧铺的，又逢当日晚6时至次日早8时的 | |||
（2）无紧急任务的情况下，坐乘机场巴士作为往来机场的交通工具。
（3）员工在国内旅行时，公司提倡员工使用低成本的市内交通工具，但公司也允许员工使用当地出租车。员工在申请出租车费报销时，必须提供详细的乘车地点、时间、原因和金额等信息。
（4）出差员工使用公司统一发放的公司卡。
2．住宿标准
（1）出差过程中住宿标准的具体内容见以下两表所示。
出差住宿标准
单位： 人民币 ×××元/日
类 别 | 出差地区 | |||||
一级 | 二级 | 三级 | 四级 | 五级 | 六级 | |
经理级以上人员（包含经理） | 1500 | 1200 | 1000 | 300 | 250 | 200 |
主管级人员 | 250 | 200 | 150 | |||
其他员工 | 200 | 150 | 100 | |||
注：总经理级（含）以上的干部和薪级为十级以上（含）的专业人员的住宿费用实报实销。
地区等级划分一览表
地区等级 | 范 围 |
一级 | 日本、香港、北美、西欧、北欧及澳洲等国家和地区 |
二级 | 东南亚、西亚、东欧、南欧、前苏联等地区 |
三级 | 非洲、中美洲、南亚、南美洲等其他国家和地区 |
四级 | 上海市、北京市、广州市、深圳市、珠海市、厦门市、东莞市 |
五级 | 天津市、重庆市、广东省、浙江省、海南省、苏州市、常州市、无锡市和部分沿海开放城市及省会级城市 |
六级 | 国内除四级、五级所列示地区以外的地区 |
注：部分沿海开放城市是指不在四级地区以内的沿海开放城市。包括大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、福州、湛江、北海及国家新开放的沿海城市。
（2）差旅中各个员工的住宿费用应依据而企业员工出差业务情况和层级的情况选择。
（3）差旅中员工出差日期及离开城市的日期会有所差异，公司应该依据出差日期与工作日的关系，选择不同的倒休和补助标准。
（4）公司员工在不同类地区其补助也会有差异。
3．补助标准
出差的具体补助标准见下表所示。
出差人员补助标准
出差人员职务和情况 | 住宿费用 | 补助标准 |
既有行政职务又有聘任专业职级的员工 | 最高标准 | 最高标准 |
有行政职务无聘任专业职级的员工 | 一般员工标准 | 一般员工标准 |
出差期间无须住宿或获得免费住宿的员工 | 无 | 无 |
两人出差中，有一人为异性的 | 较高级别人员的标准 | 较高级别人员的标准 |
级别不相同的两人出差 | 较高级别人员的标准 | 较高级别人员的标准 |
同行出差的两人或超过两人时 | 各自标准执行 | 无 |
外出培训或会议人员，费用已包含食宿费用的 | 无 | 无 |
出差在本市区且无住所的 | 不超过本市区住宿标准 | 无 |
出差在所属企业的，工作期间免费就餐的 | 无 | 餐费减半 |
全天对外有招待业务的 | 无 | 核减当日全部餐费补助 |
出差当天往返的，且时间大于6小时的 | 无 | 补助减半执行 |
对外有招待业务的且超过24小时 | 无 | 实际出差天数计发补助 |
实习期、试用期人员出差，工作期间免费就餐的 | 无 | 无 |
不报销手机话费的人员出差 | 无 | 通讯费10元/天 |
出差目的地为本公司成员企业 | 无 | 无通讯费补助 |
驾驶员及已享受业绩提成的人员 | 同档标准执行 | 餐费按标准减半执行 |
4．其他差旅费用的报销标准
其他差旅费用的报销标准见下表所示。
其他差旅费用的报销标准
费用明细 | 报销条件 |
新员工路费、行李托运费 | 人力资源主管签字办理 |
出差期间因业务发生的传真费、邮寄费 | 票据背面填写清楚事由据实报销 |
项目组前期未设食堂享受餐费补助 | 项目所在地和回总部后的考勤记录 |
出国考察期间产生的费用 | 考察报告，由行政部签字的提交考察报告记录 |
员工发生的误机、误车费用 | 个人承担60﹪的费用 |
出差发生的订票费、往返机场、火车站的交通费用 | 人力资源主管签字办理 |
未经许可逾期返回的产生的费用 | 扣减其逾期天数的住宿费及出差补助。 |
未按照《出差登记表》中拟定路线产生的费用 | 相关费用不予报销，且扣减相应天数的出差补助 |
三、强化差旅费用的审批，杜绝违规费用支出
1．填写《出差登记表》
出差登记表
出差人员姓名 | 随行人员姓名 | ||||||||
预计费用 | 借款金额（大写） | ||||||||
出差地点 | 出差时间 | 交通工具 | |||||||
出发地 | 目的地 | 出发时间 | 到达时间 | 火车 | 汽车 | 卧铺 | 飞机 | 轮船 | |
事由： | |||||||||
申请人： 审核： 审批：
2．上级主管签署意见，方可预支相应费用。
四、规范差旅费报销流程
1．凭核准的“出差申请单”向财务部申请合理金额的借款，返差后一周内填具“差旅费报销单”。结清暂支款项。
差旅费报销单
姓名 | 职务 | 所属部门 | |||
出差时间 | 出发时间 | 回公司时间 | |||
费用项目 | 金额（单位：元） | 备注 | |||
交 通 费 | |||||
餐 费 | |||||
住 宿 费 | |||||
通 信 费 | |||||
业务支出 | |||||
其他费用 | |||||
合 计 | |||||
2．未于一周内报销者，财务部应通知人力资源部门从其薪资中先行扣回，待报销时再进行核付。
3．员工不能使用以下方式结算费用。
（1）费用先由公司下属的一家公司代付后再通过内部进行往来结算。
（2）差旅费用账单直接开给公司并要求公司直接支付方式。
4．财务部定期核对差旅费用报销的情况。
编号： 填报日期： 年 月 日
姓名 | 职务 | 出差事由 | 附件 张 | ||||||||||||||||||
部门 | |||||||||||||||||||||
起止日期 | 年 月 日～ 年 月 日，共计 天 | 备注 | |||||||||||||||||||
日期 | 起讫地点 | 交通费 | 住宿费 | 餐费补助 | 其他费用 | 金额合计 | |||||||||||||||
十 | 万 | 千 | 百 | 十 | 元 | 角 | 分 | ||||||||||||||
～ | |||||||||||||||||||||
～ | |||||||||||||||||||||
金额 （大写） | 合计 | ||||||||||||||||||||
财务审批 | 部门主管审批 | 财务复核 | 部门审核 | 经办人 | 报销人 | ||||||||||||||||
